Space-ek

Mi ez?

A bal menü Space-ek pontja egy kétoszlopos oldalt nyit. Balra a Space-ek fája: legfelül az Új space gomb és a Keresés a space-ek közt… mező, alatta a szekciók — Összefoglalók, Memória (a Vállalati Memória, Személyes memória és Vállalati második agy oldalára vezető három hivatkozás), Személyes, Céges, Megosztott és Táblázatok. A Céges szekció mindig látszik, a többi csak akkor, ha van benne valami. Minden soron egy kis szám mutatja, hány elem van benne, mellette egy apró ikon jelzi, melyik tudásmotor dolgozik vele (RAG — vektor-keresés vagy AI Skill — fejezetes tudásmotor). A fa alján a darabszám (… space · a Céges space-eket minden munkatárs látja) és az Archívum gomb. Jobbra a kiválasztott Space tartalma: fejléc az elemszámmal, a tagokkal, a fogaskerékkel (Space-beállítások) és az Új tartalom gombbal, alatta szűrők, kereső és a lista Név, Termék, Típus, Honnan, Módosítva oszlopokkal. A menüpontot mindenki látja — a Space-ek és a Chat az alapfunkciók közé tartozik, ezeket nem lehet külön kikapcsolni. A Céges Space-eket a workspace minden munkatársa látja, a Megosztott Space-eket csak a meghívott tagok, a Személyes Space-t csak te.

Mire jó?

• Te mondod meg, miből dolgozzon az AI: minden beszélgetéshez kiválaszthatod a forrás-Space-eket, és a válaszok meg is mutatják, honnan idéznek.
• Sokféle tartalom egy helyen: fájl (PDF, Word, Excel, hang, videó, kép), saját jegyzet, hangjegyzet, videó-leirat linkből, élő Google- vagy SharePoint/OneDrive-dokumentum, Dropbox-mappa, sőt egy teljes honlap is.
• Az Élő dokumentum naponta magától frissül — nem kell újra feltöltened, ha valaki átírja az eredetit.
• Látod, mire képes az AI: a lista alján kiírja, hány elem kereshető (… elem · minden tartalom kereshető az AI-nak), melyik van még feldolgozás alatt, és melyikben nem talált kereshető szöveget.
• A jogosultság kimondva: tagonként beállíthatod, hogy Szerkeszthet vagy Olvashat; ha neked csak olvasási jogod van, az Új tartalom gomb el sem jelenik, helyette a felület megmondja, kitől kérhetsz írási jogot.
• Rendet tarthatsz: alspace-ek, fogd-és-vidd átrendezés, egyszerre több Space létrehozása, tömeges áthelyezés és archiválás — az archivált Space nem vész el, bármikor visszaállítható.
• A dokumentumokhoz terméknevet is rendelhetsz (pl. TGF 8200), és a Space-kereső erre is illeszkedik.

Lépésről lépésre

1. A bal menüben kattints a Space-ek menüpontra. Bal oldalt a Space-ek fáját látod; kattints arra, amelyikkel dolgozni szeretnél.
2. Új Space-hez nyomd meg a fa tetején az Új space gombot. Add meg a Névet, ha alspace-t szeretnél, válassz Szülő space-t (alapban Nincs — önálló, főszintű space), majd a Ki lássa? résznél döntsd el: Csak én, Megosztott (csak a meghívott tagok) vagy Céges (mindenki látja a workspace-ben). Megosztott és céges Space-hez itt mindjárt Tagokat is kereshetsz. Végül Space létrehozása.
3. Ha egy meglévő Space alá akarsz újat, vidd az egeret a sorára, és a … menüben válaszd az Alspace létrehozása pontot. Sok Space-hez a Céges szekció fejlécén a Több space egyszerre ikonnal nyíló ablakban soronként egy nevet írva hozhatod létre őket.
4. Tartalom hozzáadásához a Space fejlécén kattints az Új tartalom gombra. A felső mezőbe húzd be a fájlokat (Húzd ide a fájlokat, vagy kattints a tallózáshoz) — PDF, Word, Excel, hang, videó és kép.
5. Ugyanebben az ablakban választhatsz más utat is: Saját jegyzet, Hangjegyzet (mikrofonnal vagy kész hangfájlból), Videó-leirat linkből, Saját vállalati tudás, Élő dokumentum (Google Docs, SharePoint), Behúzás mappából vagy linkről és Honlap betanítása.
6. Élő dokumentumnál az Élő dokumentum bekötése ablakban a Honnan jön a dokumentum? kérdésnél válassz (Google Dokumentum / Táblázat / Bemutató vagy SharePoint / OneDrive (Teams-fájl)), illeszd be a Dokumentum linkje mezőbe a linket, nyomd meg az Ellenőrzés gombot, és ha megjelenik A dokumentum elérhető, a Bekötés gombot. A sorban ezután Élő forrás felirat, az utolsó frissítés ideje és az Eredeti megnyitása hivatkozás látszik.
7. Honlapnál a Honlap betanítása ablakban add meg A honlap címe mezőt és azt, hogy Legfeljebb ennyi oldalt olvassunk be, majd Betanítás indítása. Dropbox-mappánál vagy több fájl-linknél a Tömeges behúzás linkről ablakban illeszd be a Mappa vagy fájl linkje mezőt, a Frissítés résznél válassz Egyszeri behúzás vagy Naponta frissüljön módot, nyomd meg az Ellenőrzés, majd a Behúzás gombot. Mindkettő mehet tovább a háttérben: Fusson a háttérben.
8. A feltöltött elem előbb feltöltés…, majd feldolgozás alatt áll; a lista alja kiírja, ha minden kész: minden tartalom kereshető az AI-nak. Ha egy elem feldolgozása nem sikerült, a sorában az Újrapróbálás gombbal indíthatod újra.
9. A listát a Összes / Dokumentumok / Jegyzetek / Linkek szűrőkkel, a Keresés a space tartalmában… mezővel és a rendezéssel (Legutóbbi elöl, Régebbi elöl, Név szerint) szűkítheted.
10. Egy elem sorának jobb szélén lévő … menüben: Megnyitás, Beszélgetés erről (új chat erről a dokumentumról), Áthelyezés másik space-be, fájlnál Letöltés, és Eltávolítás a space-ből. A Termék oszlopban a + termék feliratra kattintva terméknevet adhatsz meg vagy javíthatsz.
11. Több elemhez jelöld be a jelölőnégyzeteket: a megjelenő sávban egyszerre Áthelyezés vagy Törlés. Egy vagy több kijelölt dokumentumot egérrel át is húzhatsz a bal oldali fa egy másik Space-ére — az áthelyezés után a Visszavonás gombbal visszacsinálhatod.
12. A fogaskerékkel nyílik a Space-beállítások — egyetlen, végiggörgethető ablak: Név, Ikon, Rövid leírás, Mire figyeljen az AI ebben a space-ben?, megosztott Space-nél a Céges szintű kapcsoló, a Tudás-backend (RAG, illetve Átállítás AI Skillre — ez nem visszavonható), a Házirend blokk (Engedélyezett ügynökök, Válaszmód-felülírás, Ajánlott mód felülírás, Webkeresés), a Hozzáférés (tagok meghívása névvel vagy e-mail-címmel, Szerkeszthet / Olvashat), az Áthelyezés másik szülő alá, az Archiválás kapcsoló és a Veszélyes zóna a törléssel. A végén Mentés. Az archivált Space-eket a fa alján az Archívum gombbal találod, onnan Visszaállítás.

Tippek

• Ha egy dokumentumot gyakran átírnak a kollégák (árlista, belső szabályzat), ne töltsd fel újra és újra — kösd be Élő dokumentumként, és naponta magától frissül.
• SharePoint-fájlt nem kell nyilvánossá tenned: a napi frissítés a te Microsoft-bekötésedet használja. Viszont amit beteszel, azt a Space minden tagja megtalálja a chatben akkor is, ha neki a SharePointban nincs joga hozzá — ezt a felület is kimondja a bekötés előtt.
• Videóknál a Videó-leirat linkből vagy a Dropbox-behúzás gyorsabb, mint a nagy fájl feltöltése; több videóhoz az Egyszeri behúzás a javasolt, mert az átiratozás időbe kerül.
• Ha egy elem mellett azt látod, hogy nincs benne kereshető szöveg (például egy beszkennelt kép), abban az AI nem tud keresni — érdemes szöveges változatot feltölteni.
• Ugyanilyen nevű és méretű fájl feltöltésekor a rendszer rákérdez: Kihagyás vagy Feltöltés újra — így nem lesz véletlenül kétszer ugyanaz a dokumentum.
• A chatben készült produktumok (például egy elkészült táblázat vagy dokumentum) egy kattintással egy Space-be menthetők.
• Az archiválás nem törlés: a tartalom megmarad, csak az AI nem használja tovább. A végleges törlés az Archívumban külön megerősítést kér, és nem vonható vissza.
• Ha a felület más pontján (a beszélgetésben, a közös dokumentumban) „tudástér” vagy „tudástár” szót látsz, az ugyanezt jelenti: a Space-t a felület néhány helyen más néven említi.