E-mail sablonok

Mi ez?

A bal menü Admin szakaszában az E-mail sablonok pont a /admin/email-templates oldalt nyitja. A fejlécben Admin felirat, a cím E-mail sablonok, alatta a magyarázat: „A rendszer által küldött levelek szövege. A kapcsos zárójeles mezők helyére a küldéskor a valódi adatok kerülnek.” Balra a sablonok listája — Jelszó visszaállítás, Üdvözlő levél (új fiók), Fájl-indexelés összefoglaló, Meeting-összefoglaló elkészült, Csapatmunka-lépés átadás, Feladat kiosztása (felelősnek), Feladat: közeledik a határidő, Feladat: lejárt a határidő, Feladat: elkészült az AI-eredmény, Tudástér-meghívó (e-mail címre) és Digitális munkatárs: félbemaradt futás —, mindegyik mellett egy címke, hogy még alapértelmezett, vagy már módosítva. Jobbra a szerkesztő: fent a sablon neve és négy gomb (Előnézet, Próbalevél küldése, Visszaállítás alapértelmezettre, Mentés), alatta a Tárgy mező, a Beszúrható mezők gombsora és a HTML törzs kódszerkesztője. A szerkesztő alján mindig ott áll, hol tartasz: „Nem mentett módosítások vannak.” vagy „Minden módosítás mentve.” Telefonon a lista egy alacsony, saját görgetésű sáv a szerkesztő fölött. Ha egyetlen sablon sem jön le, ez fogad: „Nincs szerkeszthető e-mail sablon.”

Mire jó?

• A rendszerlevelek a te hangodon szólalnak meg — nem gyári, idegen szövegen.
• A Beszúrható mezők alatti gombok egy kattintással a kurzor helyére teszik a mezőt — akár a tárgyba, akár a törzsbe, amelyikben épp jártál. Minden gombon ott a mező magyar magyarázata is.
• Az Előnézet a behelyettesített levelet mutatja minta-adatokkal, elszigetelt ablakban — a tárgyat is beleértve. Ez a szerkesztőben álló, akár még nem mentett szöveget jeleníti meg, tehát mentés előtt is megnézheted, mi lesz belőle.
• A Próbalevél küldése gombbal kiküldheted magadnak a levelet, mielőtt bárki más megkapná; a címzett mező alapból a saját címedet ajánlja.
• A Visszaállítás alapértelmezettre egyetlen sablont állít vissza a gyári szövegre — a többihez nem nyúl, tehát nyugodtan kísérletezhetsz egy levéllel.
• A HTML törzs valódi kódszerkesztőben szerkeszthető: sorszámozással, HTML-színezéssel és sortördeléssel.
• Belépési link mindig kerül a levélbe: ha nem teszed be a {{login_url}} mezőt, a rendszer a levél aljára magától odatesz egy belépési sávot a saját címével.
• A címke azonnal megmutatja, hol nyúltál már a szöveghez (módosítva) és hol nem (alapértelmezett).

Lépésről lépésre

1. A bal menü Admin szakaszában kattints az E-mail sablonok menüpontra.
2. A bal oldali listából válaszd ki a sablont. A címke elárulja, hogy még a gyári szöveg van benne (alapértelmezett), vagy már átírtad (módosítva).
3. A Tárgy mezőben írd át a levél tárgyát. A kapcsos zárójeles mezőket hagyd bent ott, ahol kellenek — ezek helyére kerül küldéskor a valódi adat.
4. Ha mezőt akarsz beszúrni, előbb kattints abba a mezőbe, ahova kerüljön (tárgy vagy törzs), majd a Beszúrható mezők alatt a kívánt gombra — a mező a kurzor helyére kerül.
5. A HTML törzs szerkesztőben írd meg a levél tartalmát. Sem a tárgy, sem a törzs nem maradhat üres: a rendszer elutasítja a mentést („A tárgy nem lehet üres”, illetve „A levél törzse nem lehet üres”).
6. Kattints az Előnézet gombra, és nézd meg, hogyan fest a kész levél a behelyettesített minta-adatokkal.
7. Kattints a Mentés gombra. A visszajelzés „A sablon elmentve.”, és a szerkesztő alján megjelenik: „Minden módosítás mentve.”
8. Most próbáld ki élőben: Próbalevél küldése, a Címzett mezőben hagyd a saját címedet (vagy írj be másikat), majd Küldés. A visszajelzés: „A próbalevél elindult.”
9. Nyisd meg a levelet a levelezőprogramodban, és ellenőrizd a tárgyat, a tördelést és a linkeket — főleg a belépési linket.
10. Ha vissza szeretnél térni a gyári szöveghez, nyomd meg a Visszaállítás alapértelmezettre gombot. A rendszer rákérdez: „Biztosan visszaállítod a(z) »…« sablont a gyári szövegre? A saját módosításaid elvesznek.” — Visszaállítás vagy Mégse.
11. A többi levélnél ismételd meg ugyanezt: a sablonok egymástól függetlenek, mindegyiknek saját tárgya, törzse és mező-listája van.

Tippek

• A próbalevél a mentett szöveget küldi ki, nem azt, ami épp a szerkesztőben van. A párbeszéd-ablak ezt ki is mondja: „A levél a jelenleg MENTETT tartalommal megy ki, példa-értékekkel kitöltve.” Ezért a sorrend mindig: Mentés, utána Próbalevél küldése — különben a régi változatot kapod meg. Az Előnézet ezzel szemben a szerkesztőben álló piszkozatot mutatja, mentés nélkül is.
• A kapcsos zárójeles mezőket ne írd át kézzel. Ha elgépeled, küldéskor nem cserélődnek ki, és a címzett a nyers {{…}} szöveget kapja.
• Minden sablonnak más mező-listája van: amit a Beszúrható mezők alatt látsz, csak abban a levélben kap értéket. Egy másik sablonból átmásolt mező üresen vagy nyersen jelenik meg.
• Élesítés előtt mindig küldj magadnak próbalevelet: a levelezőprogramok másképp jelenítik meg a HTML-t, mint az előnézet.
• Az előnézetben minta-adatokat látsz. A próbalevélben is minta-adatok vannak, egyetlen kivétellel: a {{login_url}} helyére a rendszer valódi címe kerül — pont azért, hogy rá tudj kattintani, és lásd, jó helyre visz-e.
• A Visszaállítás alapértelmezettre gomb addig szürke, amíg a sablon még gyári — ha kattinthatóvá vált, az maga is jelzi, hogy van mentett módosításod.
• Ha a lista üres, az nem a te hibád: ilyenkor a jogosultságot érdemes megnézni (a sablon-szerkesztés külön jog, amit a Felhasználói jogosultságok oldalon lehet csoportnak kiosztani).
• Ha a visszajelzés „A próbalevél elindult.”, az még nem bizonyítja, hogy a levél meg is érkezett. Ha a példányon nincs beállítva levélküldő kiszolgáló, a rendszer a levelet csendben kihagyja, és a felület akkor is sikert jelez. Ezért a próbalevelet mindig a postafiókodban ellenőrizd; ha pár percen belül nem jön meg, a levélküldés beállítását kell megnézni (ez üzemeltetői kérdés), nem a sablont.
• A Visszaállítás alapértelmezettre csak akkor nullázza a sablont, ha a tárgy és a törzs is gyári állapotba kerül — a lista címkéje is így működik: módosítva már akkor is kiírja, ha csak az egyiket írtad át.